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CGU — Annexe Organisation

Dernière mise à jour : 25 octobre 2026

Cette annexe complète le conditions générales d'utilisation.

L'essentiel

  • Vous achetez des crédits, vous les répartissez. Vous achetez le nombre de minutes que vous voulez et les allouez à vos apprenants ; le prix, la TVA et la validité sont dans les CGV.
  • Un formateur peut acheter des minutes pour vous. Elles arrivent sur votre compte, vous appartiennent et se gèrent comme vos propres achats ; le contrat de formation que vous signez avec lui se conclut en dehors de Kairan.
  • Les crédits ne se revendent pas. Vous ne pouvez jamais revendre de minutes à un tiers. En revanche, vous pouvez intégrer l'accompagnement dans le prix de votre propre prestation (bundling licite).
  • Vous voyez l'activité, jamais le contenu. Votre reporting affiche l'activité de vos apprenants (dates, durées, formations, exercices réalisés et validés, échéances) et les compétences travaillées confirmées par le formateur — jamais ce qui se dit en session. Un apprenant rattaché à plusieurs organisations : chacune ne voit que ce qui la concerne.
  • Cloner un salarié = votre responsabilité. Si vous faites cloner l'image/voix d'un collaborateur, l'Echo devient votre actif (0 % de redevance), mais vous recueillez et conservez son autorisation écrite, et vous garantissez la détenir — un modèle figure en Annexe 1. La personne peut retirer son consentement à tout moment.
  • Vous payez vos Echos, pas ceux des autres. Les Echos de vos collaborateurs sont à vous : votre abonnement les couvre. L'Echo d'un formateur indépendant que vous référencez appartient à ce formateur, qui paie son abonnement — vous ne pouvez pas le payer à sa place, et s'il arrête, l'Echo s'arrête : les sessions de vos apprenants avec lui s'arrêtent à la fin de sa couverture, sans période de continuité. Vous voulez maîtriser la continuité ? Faites-en votre Echo.
  • Former, oui ; cloner de force, non. Vous pouvez inclure l'usage d'un Echo dans la formation de vos équipes (comme tout e-learning). En revanche, vous ne pouvez ni imposer, ni sanctionner le refus du clonage d'une personne : la réplique de son image et de sa voix reste à son consentement libre. Kairan n'exploite par ailleurs aucune reconnaissance d'émotions (CGU §4.4).
  • Le reste est ailleurs. Prix et facturation → CGV ; usage général et données → CGU et Politique de confidentialité.

Article 1 — Objet, rattachement au tronc commun et acceptation

1.1 Objet. La présente annexe complète les CGU de Kairan pour le statut Organisation (personne morale : entreprise, franchisé, école, association, collectivité). Elle précise : l'achat de crédits et leur allocation aux apprenants (Art. 2), l'interdiction de revente et le bundling licite (Art. 3), le reporting de l'activité (Art. 4), les garde-fous d'entreprise (Art. 5), les mentions d'intelligence artificielle (Art. 5 bis), le clonage d'un salarié et la garantie des autorisations image/voix (Art. 6), la nature déclarée de l'Organisation et l'affiliation à un Réseau (Art. 7), et l'abonnement des Formateurs avec lesquels elle travaille (Art. 8).

1.2 Rattachement. Cette annexe est indissociable du tronc commun CGU et s'y intègre. Sur un point propre au statut Organisation, l'annexe prime ; pour tout le reste (transparence IA, biométrie de principe, public adulte, PI de la plateforme, convention de preuve, suspension, force majeure, droit applicable), le tronc commun CGU s'applique.

1.3 Modalités d'acceptation. L'acceptation des CGU vaut acceptation de la présente annexe pour l'Utilisateur qui a le statut Organisation ; l'annexe n'a pas de version propre, elle suit celle des CGU (convention de preuve, CGU Art. 10).

1.4 Périmètre par statut. Cette annexe ne s'applique qu'à l'Organisation. Les annexes Formateur (Coach), Réseau et Apprenant ne s'appliquent qu'aux statuts correspondants et ne sont pas acceptées par l'Organisation au titre du présent statut. Toutes les annexes demeurent consultables publiquement (transparence). Un compte détenant plusieurs rôles est soumis à l'annexe de chacun de ses statuts, par la même acceptation des CGU.

1.5 Qualité de l'Utilisateur. L'Organisation agit en qualité de professionnel ; le droit de la consommation ne lui est pas applicable (CGU §2.1). Les stipulations réservées aux consommateurs (garantie légale de conformité, médiation) ne la concernent pas.

Article 2 — Achat de crédits et allocation aux apprenants

2.1 Renvoi aux CGV pour la vente. Le prix des crédits (achat à la quantité, barème au volume — CGV §3.2 bis), la TVA, la durée de validité affichée avant achat (24 mois, ou plus courte lorsque l'offre le prévoit — CGV §6.1), les minutes incluses dans les sièges du plan Seat (CGV §3.4), l'absence de remboursement des crédits expirés (breakage) et l'auto-recharge — réservée aux plans Seat et Enterprise — relèvent des CGV (§7) et ne sont pas repris ici. Le paiement par virement sur facture — commande, facture à trente jours, crédits livrés à l'encaissement ou, sur bon de commande, dès la commande dans la limite d'un encours plafonné que Kairan fixe pour l'Organisation, suspension des sessions en cas d'impayé — relève des CGV (§4 bis). La présente annexe décrit l'usage des crédits une fois acquis.

2.2 Crédits = minutes prépayées. Un crédit vaut une minute de session avec un Echo. Les crédits sont inscrits dans un registre de minutes append-only (« ledger », inaltérable par conception, corrections par contre-passation) dont le solde fait foi entre les parties (convention de preuve, CGU §10).

2.3 Allocation aux apprenants. L'Organisation alloue ses minutes à ses apprenants rattachés, selon les règles produit en vigueur (allocation initiale minimale, tranches, réservation stricte : une minute allouée est retenue jusqu'à consommation ou libération). Un apprenant n'est allouable que s'il est effectivement rattaché à l'Organisation (rattachement direct, ou via un Formateur financé) — un rattachement seul, sans allocation, n'ouvre aucun droit d'usage.

2.4 Décompte et blocage à solde nul. Les minutes de session avec un Echo sont décomptées du solde (à la minute, toute minute entamée étant due — CGV §3.4 — et dans la limite du solde disponible). À solde nul, les sessions sont bloquées (refus technique) ; ce blocage est distinct de toute suspension disciplinaire (CGU §14.1). Le chat texte des paliers concernés reste régi par la clause d'usage raisonnable (CGU §11) et n'est pas décompté des minutes.

2.5 Non-cessibilité entre Organisations. Les crédits sont strictement rattachés à l'Organisation acheteuse et à ses apprenants ; ils ne sont ni transférables à une autre Organisation, ni monnayables hors de la plateforme.

2.6 Crédits reçus d'un Formateur. Un Formateur peut acheter des crédits au profit de l'Organisation (CGV §4.4). L'Organisation reçoit alors un lot ordinaire, à son compte, dont elle est seule titulaire : elle l'alloue, le consomme et le perd à l'expiration exactement comme ses propres achats (validité de 24 mois à compter de l'achat, imputation FIFO). Le Formateur ne détient aucun droit sur ces crédits. L'Organisation n'est redevable d'aucun prix envers Kairan au titre de cet achat, et n'acquiert contre Kairan aucun droit autre que la jouissance du lot livré ; ce qu'elle doit au Formateur relève de leur propre contrat, auquel Kairan n'est pas partie. Ces crédits restent soumis à l'interdiction de revente (Art. 3) : l'Organisation ne peut pas les céder, ni les refacturer en tant que tels.

L'Organisation accepte sa désignation soit expressément, par la confirmation d'un de ses administrateurs sur la plateforme ou par écrit adressé à Kairan, soit tacitement, par un acte volontaire d'un de ses administrateurs portant sur ce lot — notamment l'allocation de ces crédits à ses apprenants. Son silence ne vaut pas acceptation. Tant qu'elle n'a pas accepté, le Formateur peut révoquer sa désignation en écrivant à Kairan, et l'Organisation peut refuser le lot par écrit adressé à Kairan tant qu'elle n'en a rien consommé : les crédits non consommés sont alors retirés de son compte et réaffectés au Formateur, par une opération que Kairan traite manuellement (CGV §4.4). Une fois acceptée, la désignation est irrévocable : le lot est définitivement acquis à l'Organisation, et il n'est ni remboursé ni restitué si elle cesse ensuite de travailler avec le Formateur.

Article 3 — Interdiction de revente des crédits ; bundling licite

3.1 Interdiction de revente. L'Organisation ne peut pas revendre, rétrocéder, ni mettre à disposition à titre onéreux des crédits ou des minutes à un tiers (apprenant, patient, client, autre Organisation). Une revente de crédits ferait de l'Organisation un distributeur de monnaie prépayée (questions L.315-1 CMF et TVA des bons, démultipliées à l'échelle d'un Réseau) : elle est prohibée.

3.2 Bundling licite. L'Organisation peut en revanche intégrer l'accompagnement Echo dans le prix de sa propre prestation (exemple : « programme de 12 semaines incluant 30 minutes d'entraînement en ligne »). Économiquement proche, mais juridiquement décisif : le prix de la prestation reste celui de l'Organisation, fixé hors plateforme ; Kairan ne vend pas de crédits au bénéficiaire final. C'est le montage déjà validé pour le Formateur organisme de formation (Annexe Formateur, Art. 4.7 et 5) et pour l'établissement affilié à un Réseau.

3.3 Frontière. La ligne entre bundling licite (Art. 3.2) et revente prohibée (Art. 3.1) est : facturer un accès aux minutes en tant que tel = revente ; facturer une prestation dont l'accompagnement Echo est une composante = bundling. Cette frontière tient, démultipliée sur un Réseau ou sur les clients d'un Formateur, parce qu'aucune minute ne change jamais de titulaire : chaque lot est émis par Kairan directement au compte de son titulaire final. Conditions : jamais de ligne « minutes » séparée dans une facture de formation, volume proportionné au programme.

3.4 Réserve — cas patient (phase 2). L'usage d'un Echo par des patients dans un cadre de pathologies peut relever des données de santé (Art. 9 RGPD, hébergement HDS) et de la frontière avec le conseil médical : ce cas est réservé, conditionné à une validation juridique préalable, indépendamment de la présente annexe.

Article 4 — Reporting de l'activité — jamais le contenu des sessions

4.1 Périmètre du reporting. L'Organisation dispose d'un reporting d'activité de ses apprenants : dates et durées des sessions, minutes consommées par apprenant, par Formateur et par formation, formations suivies, exercices réalisés et validés, échéances, ainsi que les compétences travaillées confirmées par le Formateur ; s'y ajoutent soldes, allocations, demandes de crédits et jauges. Lorsqu'un apprenant est rattaché à plusieurs Organisations, chacune ne voit que ce qui la concerne.

4.2 Interdiction absolue de lire le contenu. L'Organisation ne peut en aucun cas accéder au contenu des sessions de ses apprenants (propos échangés avec l'Echo, transcripts) : cet accès est verrouillé par conception. Le reporting s'arrête à l'activité ; il ne devient jamais un outil de surveillance du contenu.

4.3 Information des personnes. L'Organisation informe ses apprenants — en particulier ses salariés — que leur activité (Art. 4.1) est visible de l'employeur, tandis que le contenu des sessions ne l'est jamais. Cette information conditionne la loyauté du traitement.

4.4 Absence de décision automatisée engageante. Le reporting ne fonde aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne au sens de l'Art. 22 RGPD (ni évaluation, ni notation, ni sanction assises sur les minutes). La granularité par apprenant doit rester de la donnée de facturation, pas de la mesure de performance individuelle.

4.5 Base légale et proportionnalité. Le reporting repose sur l'exécution du contrat (art. 6(1)(b) RGPD — gestion et facturation des crédits) et sur l'intérêt légitime de l'Organisation (art. 6(1)(f) — pilotage du budget de formation qu'elle finance) ; une analyse de mise en balance (LIA) est versée au registre des traitements de Kairan. Ces indicateurs sont des données de facturation et de pilotage, jamais un dispositif de surveillance : l'Organisation s'interdit d'utiliser la consommation d'un apprenant à des fins d'évaluation ou de sanction individuelle (cohérent avec l'absence de décision automatisée, Art. 4.4). Finalités, durées et destinataires : Politique de confidentialité.

4.6 Bilan de formation nominatif. Lorsque l'Organisation fait suivre à ses apprenants la formation d'un Formateur, ce Formateur peut obtenir de la plateforme un bilan de réalisation nominatif de chaque stagiaire (nom, adresse email, date, heure, durée et type des sessions avec son Echo sur la période, exercices de la formation faits et leur date, ouvertures de la formation), afin de justifier la réalisation de l'action auprès de son financeur. Ce bilan ne contient jamais le contenu des sessions. L'Organisation informe ses apprenants, en particulier ses salariés, de cette transmission, dans les mêmes conditions que l'information sur le reporting (Art. 4.3). Elle s'interdit, comme pour le reporting, d'utiliser ce bilan, si le Formateur le lui communique, à des fins d'évaluation ou de sanction individuelle (Art. 4.4 et 4.5). Kairan ne conserve pas le bilan ; le document exporté est conservé par le Formateur, sous sa propre responsabilité (Annexe Formateur, Art. 5.4). La transmission repose sur l'intérêt légitime du Formateur à justifier la réalisation de l'action qu'il a dispensée (art. 6.1.f RGPD).

Article 5 — Garde-fous d'entreprise

5.1 Objet. L'Organisation peut poser des garde-fous d'entreprise : règles de cadrage communes (ton, périmètre de discours, interdits) qui s'appliquent aux sessions financées par elle.

5.2 Injection en session. Ces garde-fous sont injectés dans le contexte de conversation de l'Echo lorsque la session est rattachée financièrement à l'Organisation (résolution du financement). Ils sont distincts des garde-fous natifs par persona (gérés par le Formateur au niveau de l'Echo, Annexe Coach) : les deux peuvent coexister.

5.3 Responsabilité du contenu. L'Organisation est responsable du contenu des garde-fous qu'elle rédige (CGU §5.3) ; Kairan fournit l'outil technique et n'exerce pas de contrôle éditorial a priori.

5.4 Limites. Les garde-fous d'entreprise ne donnent aucun accès au contenu des sessions (Art. 4.2) et ne permettent pas de suspendre l'Echo d'un tiers : ils cadrent le discours, ils ne lisent ni ne coupent la session. Pour une Organisation affiliée à un Réseau, une politique réseau peut s'ajouter en session (Art. 7.4).

Article 5 bis — Mentions d'intelligence artificielle

5 bis.1 Ce que fournit Kairan. Un Echo est une réplique numérique autorisée d'une personne réelle, dont l'image, la voix et les propos sont générés par une intelligence artificielle. Kairan fournit les mentions qui le rendent manifeste à ceux qui l'utilisent : bandeau permanent et pastilles « IA » sur les surfaces de session et de conversation, case de prise de connaissance avant la première session, présentation de la première session écrite par Kairan (CGU §4).

5 bis.2 Obligation de l'Organisation. L'Organisation qui met un Echo à la disposition de ses apprenants ou de tiers est déployeur de ce système d'intelligence artificielle au sens du règlement (UE) 2024/1689 (art. 50). Elle ne retire, ne masque ni n'altère les mentions fournies par Kairan, y compris lorsqu'elle diffuse un extrait d'une session ou un contenu généré par un Echo en dehors du Service (capture, enregistrement d'écran, citation, support de communication) : elle indique alors, de façon claire et visible, que ce contenu a été généré par une intelligence artificielle.

Article 6 — Clonage d'un salarié : l'Echo, actif de l'Organisation

6.1 Echo d'un salarié : actif de l'Organisation, 0 % de redevance. Lorsqu'un salarié (formateur interne, collaborateur) est cloné via l'abonnement de l'Organisation (parcours « Cloner un collaborateur »), l'Echo naît actif de l'Organisation (« persona propre à l'Organisation » dans la matrice de propriété). Le salarié ne perçoit aucune redevance de licence (0 %) : le registre de minutes attribue automatiquement la consommation au propriétaire de l'actif, ici l'Organisation.

6.2 Garantie de détention des autorisations image/voix. L'Organisation recueille et conserve, pour toute personne dont elle fait cloner l'image ou la voix, une autorisation écrite d'exploitation distincte du contrat de travail (finalité, périmètre, durée, révocation, sort à la rupture), et déclare et garantit à Kairan la détenir. Un modèle d'autorisation type figure en Annexe 1 de la présente annexe (« ne constitue pas un conseil juridique »). Le consentement donné par la personne elle-même dans l'application (case dédiée et signature par saisie de son nom complet, horodatées et conservées par Kairan avec le texte lu — Annexe 1, art. 9) reste le garde-fou technique : l'Echo ne peut pas être créé sans lui. L'Organisation garantit Kairan de toute réclamation d'un tiers sur ce fondement (garantie d'éviction et d'indemnisation).

6.3 Régime RGPD et liberté du consentement en subordination. L'image et la voix clonées d'un salarié relèvent de ses droits de la personnalité (article 9 du Code civil et jurisprudence). Position de Kairan (CGU §7.1) : ce clonage ne constitue pas un traitement de données biométriques au sens de l'art. 9 du RGPD (cet article ne vise ces données que lorsqu'elles sont traitées aux fins d'identifier une personne de manière unique ; la finalité est ici de générer un avatar) → base art. 6 ; les garanties du régime sensible sont maintenues par prudence. En contexte de subordination, le consentement du salarié n'étant pas présumé « libre » (position CNIL constante), sa validité repose sur un faisceau de garanties fortes de liberté :

  • révocabilité à tout moment sans conséquence sur l'emploi (kill-switch, CGU §7.2) ;
  • absence de tout désavantage en cas de refus ou de retrait, et absence d'avantage professionnel conditionné à l'acceptation (clause ci-dessous) ;
  • DPIA préalable (Art. 35 RGPD) ;
  • consultation du CSE (art. L.2312-8 C. trav.) si le dispositif est collectif ;
  • autorisation par un acte distinct du contrat de travail (Art. 6.2, Annexe 1).

Clause de garantie (reprise à l'article 4 du modèle d'autorisation, Annexe 1). « L'Organisation garantit que le refus ou le retrait du consentement d'un salarié n'entraîne aucun désavantage — sur son emploi, son appréciation professionnelle, sa rémunération, son évolution de carrière ou ses conditions de travail — et que l'acceptation n'est assortie d'aucun avantage de carrière. Une éventuelle rétribution décidée par l'Organisation (Art. 6.4) ne constitue pas un avantage de carrière et n'est jamais la redevance de licence. Le refus comme le retrait demeurent pleinement libres. »

Le consentement explicite que la personne donne dans l'application (Art. 6.2) est recueilli, à titre subsidiaire, au sens de l'art. 9(2)(a) du RGPD, entouré de ces mêmes garanties, pour le cas où une autorité retiendrait la qualification de l'art. 9.

6.4 Rétribution du salarié — l'affaire de l'Organisation. Rétribuer ou non le salarié au titre de cette autorisation, sous quelle forme et pour quel montant, relève de la seule décision de l'Organisation, convenue avec le salarié. L'Organisation en détermine et en assume le régime social et fiscal, avec ses propres conseils. Kairan n'intervient pas dans cette relation, ne recommande aucune forme de rétribution et ne donne aucune assurance sur son traitement au regard des cotisations sociales. Une éventuelle rétribution n'est jamais la « redevance de licence » (réservée au coach professionnel titulaire de son actif) : Kairan ne verse rien au salarié.

6.5 Sort de l'Echo au départ du salarié. À la fin du contrat de travail, quelle qu'en soit la cause, l'Organisation doit désactiver l'Echo du salarié, au plus tard le dernier jour du contrat ; la personne peut le faire elle-même. L'Echo cesse aussitôt d'être utilisable, et la réplique de l'image et de la voix est supprimée définitivement (Annexe Formateur, Art. 6.2). Il n'existe ni période de continuité, ni prolongation : les parcours en cours sur cet Echo s'arrêtent, et l'Organisation les organise en conséquence avant le départ. Si l'Organisation souhaite continuer à travailler avec cette personne, celle-ci ouvre son propre compte Formateur et crée un nouvel Echo, qui lui appartient (nouvel enregistrement, consentement donné en son nom, abonnement souscrit par elle — Annexe Formateur, Art. 7.6) ; l'Organisation la référence alors comme Formateur externe, et l'usage de cet Echo ouvre droit à la redevance de licence (Art. 6.7). Les contenus que l'Organisation avait confiés à l'Echo interne (consignes, documents) ne sont pas transférés. Le retrait du consentement par la personne en cours de contrat (kill-switch, CGU §7.2) reste indérogeable.

6.6 Consentement libre au clonage. Le clonage d'une personne (son image, sa voix) demeure libre et volontaire : l'Organisation s'engage à ne pas l'imposer, ni à sanctionner un refus ou un retrait (CGU §8) ; cette exigence conditionne la validité de l'autorisation (Art. 6.2-6.4). L'usage d'un Echo pour se former, lui, peut être organisé voire rendu obligatoire par l'Organisation comme tout dispositif de formation en ligne — seul le clonage de l'image et de la voix reste au consentement libre.

6.7 Distinction avec le référencement d'un Formateur indépendant. Le parcours « Cloner un collaborateur » (Echo possédé par l'Organisation, 0 % de redevance, couvert par l'abonnement de l'Organisation) est distinct du référencement d'un Formateur indépendant (Echo possédé par le Formateur, redevance de licence au taux en vigueur affiché sur la page Tarifs, couvert par l'abonnement que ce Formateur souscrit lui-même — Art. 8 et Annexe Formateur, Art. 7). Le parcours pose la question à l'entrée (« collaborateur de votre structure » vs « formateur indépendant que vous référencez ») et attache les conséquences au choix — le choix ne se rattrape pas en payant : depuis le 15/09/2026, l'Organisation ne peut pas prendre en charge l'abonnement d'un indépendant (Art. 8), ce qui ferme définitivement la zone grise d'un salarié qui posséderait son Echo et percevrait une redevance.

Article 7 — Nature de l'Organisation et affiliation à un Réseau

7.1 Nature déclarée. À l'inscription, l'Organisation déclare sa nature — non franchisée / franchisée. Cette déclaration est purement déclarative et n'accorde aucun droit en elle-même : ni catalogue, ni dotations, ni politique de réseau.

7.2 Affiliation par invitation. L'Organisation ne devient effectivement affiliée à un Réseau que par acceptation d'une invitation émise par ce Réseau — depuis son espace, ou en s'inscrivant ou se connectant par le lien signé que porte l'email d'invitation, l'adresse du compte devant être celle de l'invitation (doctrine « un espace/un rattachement s'obtient par invitation », CGU §3.3). L'affiliation débloque un bundle de fonctionnalités : catalogue du Réseau, dotations de minutes, politique de réseau.

7.3 Effets de l'affiliation. L'Organisation affiliée peut recevoir du Réseau : des actifs de catalogue (Echos, formations, exercices préchargés — la redevance de licence suivant toujours le propriétaire de l'actif, jamais l'affiliation elle-même), des dotations de minutes (lots crédités par le Réseau, hors assiette de redevance sur les actifs du Réseau — règle anti-circularité), et une politique de réseau (Art. 7.4). Les droits et obligations propres au Réseau (émission des dotations, chaîne de droits image/voix du dirigeant, redevance de licence Réseau) relèvent de l'Annexe Réseau et ne sont pas repris ici.

7.4 Politique de réseau subie. Lorsqu'une session est financée par une Organisation affiliée, une politique de réseau (bloc de cadrage versionné, rédigé par le Réseau) peut être injectée en session, après les garde-fous d'entreprise (Art. 5). L'Organisation affiliée la subit (elle la consulte, ne la rédige pas). Deux limites préservent la doctrine de propriété : le Réseau ne dispose d'aucun kill-switch sur un actif local, et ne lit pas les sessions. À la désaffiliation, la politique de réseau tombe.

7.5 Demander une formation. Depuis le catalogue de son Réseau, l'Organisation peut demander une formation à son Formateur. Cette demande est une simple transmission : elle ne porte ni prix, ni quantité, ni date, et n'engage ni l'Organisation, ni le Formateur. Le Formateur adresse à l'Organisation sa proposition et, le cas échéant, sa convention de formation (art. L.6353-1 C. trav.), qui se concluent hors de la plateforme. Kairan n'est ni vendeur, ni intermédiaire, ni partie à ce contrat : il n'affiche aucun prix de formation, ne reçoit aucun paiement à ce titre et ne perçoit aucune rémunération liée aux formations vendues. La demande n'est pas visible du Réseau.

Article 8 — Abonnement des Formateurs : qui paie quoi

8.1 Un principe unique : on couvre ce que l'on possède. Chaque Echo doit être couvert par un abonnement, et la couverture suit la propriété de l'actif (Annexe Formateur, Art. 7.1) :

  • Formateur interne (salarié cloné, Art. 6) → l'Echo est l'actif de l'Organisation, qui le couvre par son propre abonnement. Le salarié ne souscrit rien, ne paie rien et ne perçoit aucune redevance (0 %).
  • Formateur indépendant référencé → l'Echo est son actif, qu'il couvre par son propre abonnement, souscrit à son nom. Il conserve sa redevance de licence (au taux en vigueur affiché sur la page Tarifs, CGV §10) sur les minutes consommées sur cet actif, y compris lorsqu'elles sont financées par les crédits de l'Organisation.

8.2 L'Organisation ne prend pas en charge l'abonnement d'un indépendant. Kairan n'offre aucun mécanisme de prise en charge : un compte est facturé à son titulaire, et à lui seul. Une Organisation ne peut donc ni payer, ni garantir, ni maintenir l'abonnement d'un Formateur indépendant qu'elle référence. Ce qu'elle finance, ce sont les crédits consommés par ses apprenants (Art. 2) — l'usage, jamais l'abonnement d'un tiers.

8.3 Ce que l'Organisation doit en retenir — le risque de dépendance. Si l'Organisation bâtit un dispositif sur l'Echo d'un indépendant, cet Echo dépend d'un abonnement qu'elle ne contrôle pas : le Formateur peut cesser de payer, se retirer ou retirer son consentement, et l'Echo s'éteint alors selon l'Annexe Formateur, Art. 6 — Kairan informe l'Organisation, les sessions de ses apprenants avec cet Echo s'arrêtent dès la fin de sa couverture, sans période de continuité, et rien ne permet à l'Organisation de prolonger l'Echo en payant à la place du Formateur. Une Organisation qui veut maîtriser la continuité d'un Echo doit en être propriétaire : c'est le parcours « Cloner un collaborateur » (Art. 6). C'est une conséquence assumée de la doctrine de propriété, et elle doit être dite à l'Organisation avant qu'elle ne construise son dispositif.

8.4 Couverture des Echos internes — un nombre fixé par plan. Les Echos que l'Organisation possède sont couverts par son abonnement dans la limite du nombre d'Echos internes que son plan couvre (aucun au plan Discovery ; un nombre fixé pour Seat, affiché sur la page Tarifs, et le nombre prévu aux conditions particulières pour Enterprise — CGV §3.4, §3.5). Ce nombre ne dépend pas du nombre de sièges souscrits. Quatre situations :

  • Au-delà du plafond (Echo créé en trop, ou plan qui en couvre moins) : les Echos en surnombre sont suspendus — plus aucune session ne peut être ouverte avec eux, rien n'est supprimé — et les plus anciens gardent leur place. C'est l'Organisation qui choisit lesquels supprimer, ou qui passe à un plan supérieur ; Kairan ne supprime jamais à sa place un Echo qu'elle voulait garder.
  • Passage à un plan inférieur : il est refusé tant que l'Organisation possède plus d'Echos internes que le plan visé n'en couvre ; l'écran indique combien en supprimer (CGV §8.4).
  • Impayé : l'abonnement qui prend fin faute de paiement suspend les Echos internes ; une nouvelle souscription dans les soixante (60) jours lève la suspension, faute de quoi ils peuvent être supprimés définitivement (CGV §8.8).
  • Résiliation volontaire : les Echos internes peuvent être supprimés définitivement trente (30) jours après la fin de l'abonnement, dans les conditions de l'Annexe Formateur, Art. 6.2 — Kairan prévient l'Organisation par un courriel dédié et une suppression n'intervient jamais moins de sept (7) jours après lui (CGV §8.9).

La suppression de l'Echo d'un salarié n'éteint pas les obligations de l'Organisation au titre de l'Art. 6 (autorisation, révocabilité, information).

Article 9 — Articulation avec les autres documents

La présente annexe se lit avec : le tronc commun CGU (acceptation et preuve §10, transparence IA §4 — complétée, côté Organisation, par l'Art. 5 bis, contenus générés §6, image/voix et clone de salarié §7 dont §7.4, public adulte et clonage §8, PI de la plateforme §9, chat texte §11, suspension §14, force majeure et droit applicable §18-§19) ; les CGV (crédits de minutes, validité 24 mois, TVA « bon à usage unique », remboursement, versement de la redevance de licence) ; la Politique de confidentialité (traitements, sous-traitants, durées, reporting) ; les autres annexes par statut (Formateur, Réseau, Apprenant) pour ce qui les concerne. En cas de contradiction sur un point propre au statut Organisation, la présente annexe prime ; sur tout autre point, le document spécial concerné prévaut sur son objet.

Annexe 1 (jointe) — Modèle d'autorisation d'exploitation de l'image et de la voix

Modèle type, à compléter et signer. Joint à la présente annexe ; l'Organisation recueille l'autorisation signée et la conserve. Il ne constitue pas un conseil juridique : l'Organisation l'adapte à sa situation et, en cas de doute, consulte son conseil. Il matérialise un acte distinct du contrat de travail (avenant ou annexe séparée) et ne s'y substitue pas. Les champs entre crochets [ ] sont à compléter. (Modèle référencé par l'Annexe Formateur (Coach) — non recopié ailleurs.)

AUTORISATION D'EXPLOITATION DE L'IMAGE ET DE LA VOIX AUX FINS DE CRÉATION ET D'EXPLOITATION D'UN DOUBLE PÉDAGOGIQUE (« ECHO ») SUR LA PLATEFORME KAIRAN

Entre les soussignés :

  • L'Organisation : [dénomination], [forme sociale] au capital de [montant], [RCS / SIREN], dont le siège est [adresse], représentée par [nom, qualité] (ci-après « l'Organisation ») ;
  • La Personne : [prénom, nom], [fonction], [salarié·e de l'Organisation depuis le / contrat en date du …] (ci-après « la Personne »).

Il est convenu ce qui suit :

Article 1 — Objet. La Personne autorise l'Organisation à faire répliquer numériquement son image (visage) et sa voix, traitées avec les garanties applicables aux données sensibles, afin de créer et d'exploiter, sur la plateforme Kairan, un double pédagogique conversationnel (« Echo »). La présente autorisation est un acte distinct du contrat de travail ; elle ne modifie pas le contrat de travail et n'en est pas la contrepartie.

Article 2 — Finalité et périmètre. L'Echo est utilisé uniquement aux fins suivantes : [décrire la finalité — ex. : entraînement interne des collaborateurs / accompagnement des clients ou bénéficiaires de l'Organisation]. Périmètre autorisé : [interne / clients / bénéficiaires — préciser] ; à défaut de mention, l'Echo est réservé à un usage interne à l'Organisation. L'image et la voix ne seront utilisées pour aucune autre finalité (aucun autre contenu généré) sans un accord écrit et distinct de la Personne. L'Echo est toujours présenté comme une intelligence artificielle à ceux qui l'utilisent ; les propos qu'il génère ne sont pas ceux de la Personne et ne lui sont pas attribués. La Personne peut signaler à l'Organisation ou à Kairan tout propos de l'Echo qu'elle juge inapproprié et en demander la correction ou le retrait.

Article 3 — Propriété de l'actif. La Personne reconnaît que l'Echo créé dans ce cadre est un actif de l'Organisation. La Personne ne perçoit aucune redevance au titre de l'exploitation de l'Echo ; l'article 6 de la présente autorisation règle le sort d'une éventuelle contrepartie. La présente autorisation ne transfère aucun droit de la personnalité (image, voix), qui demeurent attachés à la Personne : elle vaut licence d'exploitation spéciale, limitée à la finalité, au périmètre et à la durée ci-définis.

Article 4 — Caractère libre et absence de désavantage. La Personne consent librement. Son refus de créer un Echo, ou son retrait ultérieur, n'emporte aucun désavantage — sur son emploi, son appréciation professionnelle, sa rémunération, son évolution de carrière ou ses conditions de travail. Son acceptation n'est assortie d'aucun avantage de carrière ; une éventuelle rétribution prévue à l'article 6 n'en est pas un. La présente autorisation est donnée sans contrainte.

Article 5 — Révocabilité (kill-switch). La Personne peut retirer son autorisation et son consentement biométrique à tout moment, par le bouton « Désactiver et supprimer mon Echo » de la plateforme ou par écrit à l'Organisation. Le retrait entraîne l'arrêt immédiat de l'Echo et la suppression de la voix et de l'image clonées dans les conditions de l'article 7. Ce droit est indérogeable et prime sur la durée prévue à l'article 7.

Article 6 — Contrepartie (le cas échéant). [À compléter par l'Organisation : soit « La présente autorisation est consentie sans contrepartie financière », soit la nature, le montant et les modalités de ce que l'Organisation verse à la Personne à ce titre.] [Note : le choix, la forme et le régime social et fiscal d'une éventuelle rétribution relèvent de l'Organisation et de ses conseils ; Kairan ne formule aucune recommandation — voir Annexe Organisation, Art. 6.4. Le choix d'une autorisation avec ou sans contrepartie a des conséquences (validité du consentement, cotisations sociales) que l'Organisation fait vérifier par son conseil.]

Article 7 — Durée et sort à la rupture. L'autorisation est consentie pour la durée du contrat de travail et prend fin avec lui. À la rupture du contrat de travail, quelle qu'en soit la cause, l'Organisation désactive l'Echo au plus tard le dernier jour du contrat ; la Personne peut le faire elle-même. L'Echo cesse aussitôt d'être utilisable, sans période de continuité ni prolongation possible. La réplique de la voix et de l'image de la Personne est alors supprimée définitivement : Kairan l'efface de ses systèmes et en demande sans délai la suppression à ses sous-traitants, qui l'exécutent dans les délais de leurs propres engagements, indiqués dans la Politique de confidentialité de Kairan — sans conservation ni possibilité de réactivation. Si la Personne et l'Organisation souhaitent poursuivre leur collaboration, la Personne crée son propre Echo, sous son propre compte, par un acte entièrement distinct de la présente autorisation. L'autorisation n'est ni générale, ni perpétuelle.

Article 8 — Protection des données. L'Organisation décide de la création de l'Echo et en fixe la finalité ; Kairan (Kairan SAS, 24 allée Jeanne, 44500 La Baule-Escoublac), éditeur de la plateforme, met en œuvre le traitement de l'image et de la voix dans les conditions de sa Politique de confidentialité, qui précise le rôle de chacun et le contact auquel la Personne exerce ses droits. Le traitement fait l'objet d'une analyse d'impact (DPIA) de l'Organisation ; lorsque le dispositif est collectif, l'Organisation atteste avoir consulté le CSE (art. L.2312-8 C. trav.). La Personne est informée que la création de l'Echo fait intervenir deux prestataires de Kairan établis aux États-Unis — Tavus (avatar) et Cartesia (voix) — auxquels son image et sa voix sont transférées sur le fondement des clauses contractuelles types de la Commission européenne. Les traitements, sous-traitants et durées sont décrits dans la Politique de confidentialité de Kairan. La Personne dispose de ses droits RGPD (accès, rectification, effacement, opposition, retrait du consentement).

Article 9 — Consentement biométrique in-app. Lors de la création de l'Echo, la Personne donnera elle-même, dans l'application, un consentement explicite et horodaté : elle coche une case dédiée et signe en tapant son nom complet, que le serveur compare au nom de son compte. Kairan conserve comme preuve le texte intégral qu'elle a lu, la version de ce texte, sa signature, l'horodatage, l'adresse IP et le navigateur. Sans ce consentement, l'Echo ne peut pas être créé — la vérification est faite côté serveur, pas seulement à l'écran. Ce consentement in-app complète la présente autorisation, il ne la remplace pas.

Fait à [lieu], le [date], en deux exemplaires.

[Signature de la Personne — précédée de « Lu et approuvé »] | [Signature du représentant de l'Organisation]

Rappel : ce modèle est un point de départ. L'Organisation reste seule responsable de son adéquation à sa situation (droit social, convention collective, dispositif collectif, CSE), et de l'exactitude des mentions. Il ne constitue pas un conseil juridique.