Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 28 octobre 2026

L'essentiel

Qui nous sommes. Kairan édite une plateforme de coaching assisté par intelligence artificielle : vous échangez avec un avatar IA personnalisé (« Echo »), pour vous entraîner et ancrer des compétences.
Ce que nous traitons. Vos informations de compte, le contenu de vos sessions (audio, vidéo, texte), et — pour les formateurs qui créent un avatar — leur image et leur voix.
Le point clé à retenir. Vous parlez à une IA, pas à un humain. Aucune reconnaissance d'émotions n'est utilisée : vos expressions du visage et votre voix ne sont pas analysées pour en déduire ce que vous ressentez. L'image et la voix d'un formateur ne sont traitées qu'avec son consentement explicite, révocable à tout moment.
Où vivent vos données. L'essentiel de vos données stockées est hébergé en France et dans l'Union européenne. Certains traitements en temps réel s'appuient sur des prestataires situés aux États-Unis (voir §7).
Vos droits. Accès, rectification, effacement, opposition, portabilité, retrait du consentement : écrivez à contact@kairan.ai. Réponse sous un mois. Vous pouvez aussi saisir la CNIL.

1. Qui est responsable de vos données ?

Responsable de traitement : Kairan SAS, société par actions simplifiée au capital de 1 000 €, 24 allée Jeanne, 44500 La Baule-Escoublac, RCS Saint-Nazaire 130 164 031, représentée par son Président, David Gascoin.

Contact pour toute question relative à vos données personnelles : contact@kairan.ai.

Délégué à la protection des données : non désigné à ce jour. Le contact ci-dessus traite l'ensemble des demandes.

2. À qui s'applique cette politique ?

Cette politique s'adresse à toutes les personnes dont nous traitons les données :

les formateurs (professionnels de la formation et du coaching qui configurent leur avatar) ;
les apprenants (personnes qui suivent des sessions avec un avatar) — public adulte (le clonage restant au consentement libre : voir ci-dessous et §3.2) ;
les visiteurs de la démonstration publique (essai anonyme) et des pages de présentation de l'Echo d'un formateur ou d'un fondateur de Kairan (essai court) ; sur la page d'un formateur, ce formateur est responsable du traitement des données rattachées à ses contacts, et Kairan agit pour son compte comme sous-traitant (Annexe Formateur, Art. 7 bis) ;
les prospects professionnels que nous contactons dans le cadre de notre démarchage commercial (§6.3).

Nous ne nous adressons pas aux mineurs. Une Organisation peut intégrer l'usage d'un Echo dans la formation de ses salariés (comme tout dispositif d'e-learning) ; en revanche, le clonage d'une personne (image et voix) repose sur son consentement libre et ne peut lui être imposé.

3. Quelles données collectons-nous ?

3.1 Données courantes

Identité et compte : nom, prénom, pseudo, adresse email, mot de passe (stocké haché, jamais en clair), rôle (formateur, apprenant), statut de vérification de l'email.
Données de connexion : jeton de session, adresse IP, type de navigateur (à des fins de sécurité).
Contenu des sessions : flux audio et vidéo en temps réel, messages texte, durée, horodatage, bilan de session.
Mémoire entre sessions : un profil de l'apprenant et une courte note datée par session avec un Echo (ce qui a été travaillé et décidé), pour assurer la continuité pédagogique (hébergée chez nous, en France).
Contenus pédagogiques : documents et supports téléversés par les formateurs.
Suivi pédagogique : formations dispensées, exercices réalisés et validés (l'indication que l'objectif d'un exercice est atteint est produite par l'IA, §6.1), compétences travaillées repérées par l'IA et confirmées par le formateur.
Photo de profil (facultative), préférences de configuration.

3.2 Image, voix et biométrie

Image et voix du formateur : lorsqu'un formateur crée son avatar, son visage (vidéo) et sa voix sont traités pour générer un double pédagogique. Ces données relèvent des droits de la personnalité (article 9 du Code civil et jurisprudence) ; position de Kairan : ce traitement ne constitue pas un traitement de données biométriques au sens de l'art. 9 du RGPD, qui ne vise ces données que lorsqu'elles sont traitées aux fins d'identifier une personne de manière unique (ici, la finalité est de générer un avatar) — sa base est le consentement explicite (art. 6(1)(a)). Par prudence, Kairan applique néanmoins les garanties du régime des données sensibles : consentement écrit dédié, signé de son nom avant tout enregistrement et recueilli séparément, révocable à tout moment, minimisation. Ce consentement explicite vaut aussi, à titre subsidiaire, consentement au sens de l'art. 9(2)(a) du RGPD, si ce traitement devait y être soumis.
Expressions du visage et de la voix de l'apprenant : elles ne font l'objet d'aucune analyse.

Aucune reconnaissance d'émotions. Kairan n'utilise aucun système de reconnaissance d'émotions. Les expressions de votre visage et les caractéristiques de votre voix ne sont pas analysées pour en déduire ce que vous ressentez — ni votre humeur, ni votre stress, ni votre engagement —, que ce soit pendant la session ou après. L'image et le son d'une session servent uniquement à la conversation avec l'Echo et à la transcription de vos échanges.

4. Pourquoi et sur quelle base légale ?

Chaque traitement repose sur une base légale précise (art. 6 du RGPD) :

Finalité	Données	Base légale
Créer et gérer votre compte	Identité, compte, connexion	Exécution du contrat (art. 6(1)(b))
Vous faire vivre des sessions de coaching (audio, vidéo, texte)	Contenu de session	Consentement explicite (art. 6(1)(a))
Générer l'avatar d'un formateur (visage et voix)	Image et voix (droits de la personnalité)	Consentement explicite (art. 6(1)(a)) — hors art. 9 du RGPD (voir §3.2)
Assurer la continuité pédagogique (mémoire, suivi)	Résumés, exercices	Contrat / consentement
Permettre au formateur de suivre ses apprenants (durées, bilans, transcripts)	Données de session	Intérêt légitime pédagogique (art. 6(1)(f))
Conserver une session visée par un litige, une réclamation, un signalement ou une réquisition, pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice et le traitement des réclamations et signalements (§8)	Transcript, bilan et synthèse de cette session	Intérêt légitime de Kairan (art. 6(1)(f))
Permettre au formateur de prouver à l'organisme financeur (OPCO) que chaque stagiaire a suivi la formation	Nom, email, date, heure, durée et type des sessions avec l'Echo du formateur, exercices faits, ouvertures de la formation — jamais le contenu des sessions	Intérêt légitime de votre employeur et du formateur à justifier la réalisation d'une formation financée (art. 6(1)(f)) ; votre employeur vous en informe
Rattacher un apprenant à un formateur à la demande de son organisation	Lien apprenant × formateur	Intérêt légitime de l'employeur (art. 6(1)(f))
Gérer les paiements (achats de minutes, abonnements)	Données de facturation	Exécution du contrat
Vous informer, sécuriser le service, prévenir la fraude	Connexion, logs	Intérêt légitime
Démarchage commercial B2B	Coordonnées professionnelles	Intérêt légitime — droit d'opposition honoré (§6.3)
Garder la conversation d'un visiteur de la démonstration ou d'une page de présentation, seulement s'il le demande, pour que l'équipe Kairan la relise et en tire des améliorations de ses Echos (démonstration — relecture humaine, la conversation n'entraîne aucun modèle), ou que le formateur ou le fondateur dont c'est la page puisse la relire (page d'un formateur : traitement fait pour son compte, Kairan sous-traitant — Annexe Formateur, Art. 7 bis)	Transcription écrite de la conversation, et l'entreprise indiquée par le visiteur	Consentement (art. 6(1)(a)) — case facultative, décochée par défaut

5. Transparence sur l'intelligence artificielle

Kairan repose sur un système d'IA. Conformément au règlement européen sur l'IA (art. 50) :

vous êtes informé, avant toute interaction, que votre interlocuteur est une intelligence artificielle (bandeau permanent et message d'accueil) ;
avant votre première session, vous confirmez avoir pris connaissance de cette information ;
cette acceptation est horodatée et conservée comme preuve ;
l'avatar se présente lui-même comme une IA en début de session.

Kairan ne prend aucune décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques à votre égard (art. 22 du RGPD) : le coaching est une aide pédagogique, jamais une évaluation engageante (promotion, sanction, rémunération).

6. Qui reçoit vos données ?

6.1 En interne

Les données ne sont accessibles qu'à l'équipe Kairan, dans la stricte mesure nécessaire. Un formateur accède aux sessions (durées, bilans, transcripts) de ses seuls apprenants, à des fins de suivi pédagogique, pendant 30 jours après chaque session — jamais à celles des apprenants d'un autre formateur.

Bilan de formation. Lorsque votre employeur vous fait suivre la formation d'un formateur, ce formateur peut obtenir un bilan nominatif de réalisation — votre nom et votre adresse email, la date, l'heure, la durée et le type de chacune de vos sessions avec son Echo sur la période, parmi celles que votre employeur finance (y compris celles lancées en dehors de la formation), les exercices de la formation que vous avez faits et leur date, et les dates auxquelles vous l'avez ouverte — afin de justifier auprès de l'organisme qui finance la formation que vous l'avez bien suivie. Ce bilan ne contient jamais le contenu de vos échanges (ni transcript, ni bilan de session, ni débrief). Kairan ne le conserve pas : il est calculé à la demande ; le document que le formateur télécharge est ensuite conservé par lui, sous sa propre responsabilité : il en devient responsable, ne l'utilise que pour prouver la réalisation de la formation et remplir ses obligations d'organisme de formation, jamais pour vous évaluer. Votre employeur vous informe de cette transmission.

Ce que voit votre organisation. Lorsque votre employeur vous fait suivre des sessions, son espace lui montre votre activité : les dates et les durées des sessions qu'il finance et les échéances que vous avez préparées dans ces sessions, les formations qu'il vous fait suivre et les exercices que vous y avez réalisés et validés, et les compétences travaillées confirmées par votre formateur. Il ne voit jamais le contenu de vos échanges (ni transcript, ni bilan de session). Si vous êtes rattaché à plusieurs organisations, chacune ne voit que ce qui la concerne. Qu'un exercice soit validé est une indication produite par l'IA, qui dit si l'objectif de l'exercice est atteint : cette indication n'a aucun effet juridique, et vous pouvez refaire l'exercice. Aucune organisation, ni la vôtre ni une autre, n'a accès au contenu de vos sessions par son espace : chaque organisation ne voit que ce qui concerne ses propres apprenants. Lorsque votre formateur est lui-même salarié de votre organisation (formateur interne), il accède à vos sessions en sa qualité de formateur, comme tout formateur.

Autorités. Kairan ne communique des données à une autorité judiciaire ou administrative que lorsqu'une base légale l'impose ou l'autorise, après vérification de la validité de la demande ; elle ne donne suite à aucune demande dépourvue de base légale. Elle vous en informe, sauf si la loi ou l'autorité l'interdit.

6.2 Nos sous-traitants

Nous faisons appel à des prestataires techniques (hébergement, avatar, synthèse vocale, emails, paiement…), encadrés par des contrats de sous-traitance (art. 28 du RGPD). Leur liste, avec leur rôle et leur pays, est publiée sur la page nos sous-traitants, tenue à jour. Nous ne vendons pas vos données.

6.3 Prospects — démarchage commercial

Si vous êtes un contact professionnel que nous démarchons, nous traitons vos coordonnées professionnelles (et, le cas échéant, les comptes rendus de nos échanges) sur la base de notre intérêt légitime. Vous disposez d'un droit d'opposition à tout moment (§10).

Avec votre accord en début de réunion, nos rendez-vous commerciaux en visioconférence peuvent être enregistrés et transcrits par un outil de prise de notes, dont le prestataire peut être situé hors de l'Union européenne. La transcription est conservée dans notre outil de suivi commercial.

7. Vos données quittent-elles l'Union européenne ?

La majorité de vos données stockées reste en France et dans l'Union européenne : hébergement de l'application et de la base de données, fichiers et médias, intelligence artificielle de l'Echo, emails, paiement et facturation.

Certains traitements en temps réel s'appuient sur des prestataires situés aux États-Unis : l'avatar conversationnel et la synthèse vocale. Ces transferts sont encadrés par les accords de sous-traitance de ces prestataires, qui incorporent les clauses contractuelles types de la Commission européenne (art. 46 du RGPD), dont vous pouvez obtenir une copie sur demande à contact@kairan.ai. Le détail par prestataire figure sur la page nos sous-traitants.

Le visage et la voix du formateur, qui servent à créer son Echo, sont stockés chez ces deux prestataires, aux États-Unis : ce sont les seules données conservées hors de l'Union européenne. Ce qui transite par eux pendant une session (image, voix, texte prononcé) est effacé intégralement à la fin de la session.

8. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Données	Durée de conservation
Compte et profil formateur, contenus pédagogiques	Durée du compte + 30 jours
Sessions de coaching : transcripts (texte des échanges)	Six mois après la session, puis supprimés ; ce délai court depuis la session ; si vous supprimez votre compte, ils sont effacés aussitôt, sauf une session visée par un litige (ci-dessous). Votre formateur y accède pendant 30 jours.
Sessions de coaching : bilans et synthèses	Un an après la session, puis supprimés ; ce délai court depuis la session ; si vous supprimez votre compte, ils sont effacés aussitôt, sauf une session visée par un litige (ci-dessous). Votre formateur y accède pendant 30 jours.
Session visée par un litige, une réclamation, un signalement ou une réquisition d'une autorité	Lorsqu'une session en fait l'objet avant la fin des durées ci-dessus, ses seules données (transcript, bilan, synthèse) sont placées dans une archive à accès restreint — seule l'équipe Kairan peut les consulter, et chaque consultation est tracée — et conservées jusqu'à la fin de l'affaire, puis supprimées. Finalité : la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice et le traitement des réclamations et signalements (intérêt légitime).
Mémoire entre sessions	Durée du compte (supprimée avec le compte)
Voix et vidéo d'avatar du formateur	Durée du compte + 30 jours (supprimées avec le compte, ou sur simple demande de retrait du consentement). Un enregistrement déposé sans qu'aucun Echo n'en soit issu est purgé par une passe automatique quotidienne, au plus tôt 7 jours et au plus tard 30 jours après son dépôt.
Conversation d'un visiteur de la démonstration ou d'une page de présentation, gardée à sa demande	90 jours, puis effacée ; effacée avant, à tout moment, sur simple demande (contact@kairan.ai), et dès que le formateur ou le fondateur arrête sa page
Bilan de formation nominatif	Non conservé par Kairan (calculé à chaque demande) ; le document exporté est conservé par le formateur, selon les règles qui s'imposent à lui en tant qu'organisme de formation
Jetons de vérification d'email	24 h (usage unique)
Sessions de connexion	7 jours glissants
Logs techniques	3 mois
Preuves de consentement et d'information	Durée du compte ; 5 ans pour la preuve de l'acceptation des CGU et des CGV et pour la preuve de démarrage d'une démonstration (obligation de preuve) ; 5 ans après la suppression du compte pour la preuve du consentement au clonage du visage et de la voix (qui a consenti, quand, et à quelle version du texte), sans aucune donnée de clonage
Signalements de contenus et décisions prises à leur suite (règlement sur les services numériques)	5 ans à compter de la décision (ou du dépôt du signalement, s'il n'a pas donné lieu à décision) : durée retenue par Kairan à des fins probatoires (délais de prescription), et réévaluée
Historique de consommation des minutes, pièces d'achat et factures	10 ans (obligation comptable, art. L.123-22 du Code de commerce) ; après la suppression du compte, rattachés à un compte anonymisé

Pourquoi ces durées. Les transcripts, bilans et synthèses de vos sessions servent le service lui-même : vous pouvez les relire, et votre formateur y accède pendant 30 jours pour suivre votre progression. Aucune loi n'impose de les garder ; nous les supprimons au terme des durées ci-dessus, sauf pour une session visée par un litige, une réclamation, un signalement ou une réquisition, conservée jusqu'à la fin de l'affaire. Vous pouvez en demander l'effacement anticipé à contact@kairan.ai, sauf litige en cours.

Pourquoi la voix et l'image du formateur ne survivent pas au compte. Le clone d'un visage et d'une voix n'est conservé que tant qu'un compte le justifie : il est supprimé avec le compte, et à tout moment sur simple demande. C'est l'application directe de la minimisation et de la limitation de conservation (art. 5(1)(c) et (e) du RGPD) : nous ne gardons pas « au cas où » la réplique d'une personne.

9. Comment protégeons-nous vos données ?

communications chiffrées en transit (HTTPS ; flux audio et vidéo des sessions chiffrés) ;
mots de passe hachés (jamais stockés en clair) ;
hébergement dans l'Union européenne, base de données sauvegardée chaque jour ;
accès strictement limité, secrets gérés hors du code ;
audits de sécurité réguliers et procédure de gestion des violations de données.

Pour signaler une faille de sécurité : security@kairan.ai.

10. Vos droits et comment les exercer

Vous disposez, sur vos données, des droits suivants (articles 15 à 22 du RGPD) :

accès — savoir quelles données nous détenons ;
rectification — corriger une donnée inexacte ;
effacement — demander la suppression de vos données, y compris l'effacement anticipé des transcripts, bilans et synthèses de vos sessions (§8), sauf litige en cours ;
opposition — vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime (dont le démarchage) ;
limitation du traitement ;
portabilité — récupérer vos données dans un format réutilisable ;
retrait du consentement à tout moment (notamment pour l'image et la voix : il suffit de désactiver la caméra ou le micro, ou de nous écrire pour supprimer une voix ou un avatar).

Comment exercer ces droits : écrivez à contact@kairan.ai. Nous répondons dans un délai d'un mois (prolongeable de deux mois pour les demandes complexes, auquel cas nous vous en informons).

Réclamation : si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés — www.cnil.fr).

11. Cookies

Kairan n'utilise que les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service (authentification, sécurité, préférences d'affichage comme la langue et le thème). Aucun cookie publicitaire, aucun traceur de mesure d'audience. Si des traceurs de mesure d'audience étaient ajoutés, un bandeau de consentement conforme serait mis en place au préalable.

12. Modifications de cette politique

Nous pouvons faire évoluer cette politique. La date de dernière mise à jour figure en tête de page, et les changements importants vous seront signalés. La version en vigueur est celle publiée sur notre site. Voir aussi nos mentions légales.